Möbel-Logistik mit Mehrwert

Bocholt, 10.07.2023

Das Unternehmen fm Büromöbel GmbH hat mit der Telematiklösung TISLOG das komplette Auftragsmanagement für die eigene Werkverkehrs-Flotte digitalisiert und damit den Kundenservice deutlich verbessert. Demnächst sollen auch die beauftragten Spediteure an das System angeschlossen werden.

Viele Mitarbeiter im Home-Office haben ihn schon kennengelernt: Den persönlichen Liefer- und Montageservice von fm Büromöbel. Vom Produktionsstandort im niedersächsischen Bösel werden schließlich nicht nur Händler, sondern auch Firmen und andere Endabnehmer beliefert. Zu diesem Zweck betreibt das zur Vivonio furniture Group gehörende Unternehmen einen Fuhrpark mit 21 Gliederzügen, die samt Wechselbrücken bundesweit im Werkfernverkehr eingesetzt werden. Ergänzt wird die Flotte durch einen 12- und einen 7,5 Tonner mit Festaufbau, der nur im Umkreis von 150 km disponiert wird. Pro Tag verlassen 12 bis 14 vollbeladene Lkw das weitläufige Betriebsgelände.

Hochqualifizierte Zweier-Teams
Zu den Besonderheiten der Lieferlogistik zählt hier, dass die Fahrzeuge mit hochqualifizierten Zweier-Teams besetzt sind. Neben dem abwechselnden Fahren während der mit rund 3 Wochen Vorlauf geplanten Touren gehören auch diverse Aufbau- und Montagearbeiten zum vielseitigen Jobprofil. Seit 2022 werden sie dabei von mobilen Computern vom Typ Panasonic FZ N1 begleitet, die einheitlich mit der TISLOG App ausgestattet wurden. Die von TIS entwickelte App führt die Mitarbeiter Schritt für Schritt durch den gesamten Arbeitsprozess, der dadurch lückenlos und digital dokumentiert wird. Die Bandbreite reicht von der Abfahrtskontrolle über die Beladung bis hin zu Navigation, Abladescannung und Ablieferquittung. Falls bei der Auslieferung Schäden auftreten, werden diese mit Hilfe der TISLOG App und der Fotofunktion eindeutig dokumentiert. Aber auch im Normalfall erstellen die Fahrer Fotos der angelieferten Waren, um späteren Reklamationen entgegenzuwirken.
„Von der digitalen Ablieferquittung profitieren nicht nur unsere eigenen Abläufe, sondern vor allem unsere Handelspartner, die jetzt unmittelbar nach der Auslieferung per Mail die digitale Quittung erhalten und ihre Rechnung stellen können“, berichtet Logistikleiter Dennis Südbeck.

Aus einer Hand zum fairen Preis
Der staatlich geprüfte Techniker hatte die durchgehende Digitalisierung der Auslieferung bereits im Jahr 2018 angestoßen und sich gemeinsam mit Kollegen auf die Suche nach einem passenden IT-Partner gemacht. „2019 fiel die Entscheidung für TIS, weil wir dort sämtliche Teillösungen und Module zu einem fairen Preis aus einer Hand erhalten“, erinnert sich Südbeck, der die Zahl der eingesetzten IT-Systeme möglichst gering halten will. Neben TISLOG kommt in der Logistik von fm Büromöbel nur noch die Tourenplanungssoftware von PTV zum Einsatz. „Außerdem überzeugte uns der Referenzbesuch bei einem weiteren TIS-Kunden aus der Möbelbranche mit ähnlichen Anforderungen sowie die hohe Kompetenz unseres Ansprechpartners Oliver Krahmer.“
Im ersten Schritt wurden 2020 die Fahrzeuge mit TIS-Telematikboxen vom Typ Truck ausgestattet. Sie liefern je nach Bedarf umfassende Telematikdaten für Disposition und Fuhrparkmanagement. Die robuste Hardware ist mit einem leistungsstarken GPS Empfänger und einer eigenen SIM-Karte ausgestattet. Bei fm Büromöbel sind die Boxen per FMS Schnittstelle an den CAN-Bus der LKW und an den digitalen Tachographen angeschlossen. "Damit werden unsere Disponenten zuverlässig mit den aktuellen Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten sowie den Positionsdaten versorgt", erklärt Südbeck. Die Verarbeitung und Analyse der Tachodaten läuft dabei permanent über das Portal TISLOG office. Hier fließen auch die Daten aus den mobilen Scannern der Fahrer ein, sodass auch jederzeit der aktuelle Sendungsstatus abrufbar ist.

Hohe Akzeptanz bei den Fahrern
2022 investierte fm Büromöbel in die zweite Ausbaustufe des Systems und schaffte für jedes Fahrzeug mobile Computer von Panasonic mit integrierten Scannern im Smartphone-Format an. Diese werden zentral über das von TIS entwickelte Mobile Device Management TISLOG MDM verwaltet. Sämtliche Updates funktionieren damit zentral für alle Geräte per Knopfdruck. Das MDM vereinfacht aber nicht nur die Geräteverwaltung, sondern beschleunigt auch die akute Fehlersuche und -behebung im täglichen Einsatz. „Wenn unsere Fahrer ein Problem mit ihrem Scanner melden, können wir den Fall sofort analysieren und in der Regel per Fernwartung lösen“, so Südbeck. Allein deshalb kommt TISLOG auch bei den Fahrern sehr gut an.

Automatische Führerscheinkontrolle
Die Fahrer haben sich schnell an die neue Arbeitsweise mit der TISLOG App gewöhnt, die auch die regelmäßige Führerscheinkontrolle ermöglicht. Dafür sorgt eine von TIS entwickelte Lösung, die lediglich ein NFC-fähiges Android-Smartphone und fälschungssichere RFID-Tags für die Führerscheine voraussetzt. Damit können die 36 Fahrer jederzeit auch von unterwegs den Nachweis erbringen, dass sie in Besitz eines gültigen Führerscheins sind. Das persönliche Vorzeigen des Führerscheins beim Fuhrparkverantwortlichen entfällt. Stattdessen genügt das Aufrufen der TISLOG App und das anschließende nahe Heranhalten des mit RFID-Tag versehenen Führerscheins an den Panasonic Scanner. An den regelmäßig erforderlichen Nachweis werden die Fahrer automatisch erinnert.
Das Portal TISLOG office zeigt auf einen Blick, welche Führerscheine bereits registriert wurden und wann diese spätestens kontrolliert werden müssen. Zudem generiert die Lösung automatische E-Mails mit den aktuellen Statusmeldungen, die an bevorstehende Termine erinnern. Zur Beweisbarkeit einer durchgeführten Führerscheinprüfung werden die Daten im Logbuch des Portals gespeichert, sodass die Dokumentationspflicht des Arbeitgebers erfüllt wird.

Digitale Abfahrtskontrolle
Ähnlich funktioniert die Abfahrtskontrolle, die jeder Fahrer vor dem Beginn der Beladung durchführen muss. Die digitale Abfahrtskontrolle erscheint auf dem mobilen Endgerät des Fahrers als zusätzlicher Menüpunkt. Die Funktion gibt Fahrern bei der kleinen und großen Abfahrtskontrolle einen einheitlichen Kontrollablauf für Zugmaschine und Anhänger vor. Beschädigungen und Mängel lassen sich anhand vorformulierter Beschreibungen abhaken und bei Bedarf zusätzlich mit Fotos dokumentieren.
Am Ende des Kontrollvorgangs entscheiden die Fahrer, ob ihr Fahrzeug einsatzbereit ist und unterschreiben ihre Eintragungen auf dem Display des Geräts. Anschließend wird die digitale Abfahrtskontrolle an das Portal TISLOG office übertragen und dort als PDF-Dokument archiviert. Auf diese Weise haben Fuhrparkleiter und Disponenten jederzeit Zugriff auf alle Protokolle.
Erfasste Mängel, Kommentare und die Verfügbarkeit von Fotos sind im Kontrollbericht auf einen Blick erkennbar. In einer Listenansicht werden nicht fahrbereite Fahrzeuge farblich hervorgehoben, damit die erforderlichen Reparaturen umgehend eingeleitet werden können. Die verfügbaren Fotos erleichtern dabei das Einschätzen des Aufwands und die Werkstattplanung ganz erheblich. „Diese Art der sicheren und einfachen Dokumentation erspart uns einige Diskussionen, weil sie eindeutig beweisen, wann welche Beschädigung am Fahrzeug gemeldet wurde“, betont Südbeck, der die TIS-Lösung noch weiter ausbauen will.

Weitere Schritte geplant
Als nächsten Schritt plant der Logistikleiter das Erfassen der Arbeitszeiten sowie das automatisierte Erstellen der Spesenabrechnungen mit Hilfe von TISLOG und einer Schnittstelle zu einem spezialisiertem Software-Partner von TIS.
Außerdem sollen demnächst auch die Spediteure an das digitale Auftragsmanagement angebunden werden. Rund 10 Prozent der Touren vergibt fm Büromöbel an externe Dienstleister. „Dann können wir sämtliche Aufträge lückenlos verfolgen und unseren Kunden einen noch besseren Service bieten“, plant Südbeck.

Fazit: fm Büromöbel nutzt TISLOG konsequent für die Digitalisierung der eigenen Logistik und sorgt damit für maximale Transparenz, beschleunigte Prozesse und eine steigende Kundenzufriedenheit.