Modul Dokumenten-Foto in Infodesk

27. September 2016

Wir haben eine neue Funktion (Dokumenten-Foto von Versanddokumenten) in die Abholstopp- und Sendungsbearbeitung unserer mobilen Auftragsmanagement Software TISLOG integriert, die wir Ihnen heute vorstellen möchten:
Die Erfassung von Dokumenten per Foto durch den Fahrer ermöglicht die vollständige Verarbeitung der Versanddokumente einer Abholtour bei der Vorroutung und der Auftragserfassung in der Speditionssoftware noch während der Fahrer unterwegs ist. Dank der Dokumenten-Foto können die Sendungspapiere - sowie gegebenenfalls auch Schäden oder Abholhindernisse - bei der Abholung mobil per Foto dokumentiert und in Infodesk abgelegt werden.

In der Praxis hat sich die neue Funktion bereits im Einsatz bei einem großen Kunden der TIS GmbH bewähren können. Die Tests verliefen so erfolgreich, dass die neue Funktion schon seit einigen Monaten in vielen Niederlassungen des Kunden genutzt wird. Während der Einführungsphase wuchs das Interesse sämtlicher Fahrer an der neuen Lösung schnell und schon bald wollten alle unbedingt die Dokumenten-Foto nutzen.

Modul "Dokumenten-Foto" bringt Zeitvorteil für die Fahrer: 30 Minuten täglich

Der Vorteil für die Fahrer lag auf der Hand: Schnellere Abfertigung in der Niederlassung dank neuer Dokumenten-Foto und somit früher Feierabend. Fahrer können nun im Schnitt täglich 30 Minuten Zeit einsparen, da die Erfassung von Papier-Dokumenten nach der Rückkehr zum Depot entfällt. Der Fahrer muss nun nicht mehr auf die Erfassung warten, bis sein LKW entladen werden kann.

Mittlerweile werden bei der Abholung täglich rund 5000 Fotos von Dokumenten erfasst und den zugehörigen Barcodes zugeordnet.
Für Kunden, deren Auftrag nicht per DFÜ oder E-Mail eingegangen ist, erhält der Fahrer bei der Abholbearbeitung in einem separaten Dialog auf seinem Handheld die Information, dass die Versandpapiere fotografiert werden müssen. Überspringt der Fahrer diesen optionalen Dialog bei der Abholung, wird er bei erneuter Bearbeitung des Auftrags nochmals an die Dokumenterfassung erinnert.

Für abgeschlossene Abholaufträge kann der Fahrer ausserdem die Dokumenten-Foto auch zu einem späteren Zeitpunkt von Hand per Button aktivieren und diese so beispielsweise während der Wartezeit bei einem anderen Kunden nachholen, falls zuvor dafür die Zeit fehlte.
Die Fotos werden direkt nach Erstellung zum TIS-Server übertragen und können anschließend z.B. per E-Mail aus Infodesk an weitere Empfänger versendet werden.

Mehr Transparenz in Zentrale und Niederlassung

In Infodesk können sowohl der Status der Vorroutung (erledigt/ nicht erledigt), als auch der Kundentyp (DFÜ, Papierkunde, E-Mail-Kunde, Einmalkunde) eingesehen werden. Fotos von Dokumenten sind eindeutig qualifiziert und werden als Dokumentenfotos in Infodesk angezeigt.

Zur gezielten Verteilung der eingehenden Informationen ist es in Infodesk möglich, unterschiedliche Postfächer für die Schadensdokumentation und Dokumenterfassung zu jeder Niederlassung anzulegen.
Falls die zu einem Auftrag vorhandenen Dokumenten-Fotos nicht lesbar sind, kann die bearbeitende Person über Infodesk eine automatisierte Nachricht an den Fahrer auslösen, die diesen darüber informiert, dass neue Fotos erstellt werden müssen.

Der Disponent kann in Infodesk jederzeit einsehen, wieviele Abholaufträge bereits vollständig erfasst wurden. Sind alle Abholer erfasst, kann der Disponent dem Fahrer über das mobile Auftragsmanagement ein Tor für seine Entladung zuweisen.

Spezialfall: Schäden bei der Abholung

Auch Schäden können nun schon während der Abholung durch die Fahrer dokumentiert werden. Stellt der Fahrer bei der Abholung einen Schaden an der Sendung fest, setzt er den Abholstatus auf “Abgeholt mit Beschädigung”. In diesem Fall fordert die Software anschließend verpflichtend die Erstellung von Schadensfotos zur Dokumentation.

TISLOG Zusatzmodul "Dokumenten-Foto": Darstellung in Infodesk

Fazit

Durch die neue Dokumenten-Foto wird die Auftragsabwicklung mit TISLOG deutlich optimiert und spürbar beschleunigt und ist gleichzeitig noch transparenter für die Infodesknutzer geworden.

Der Kunde, bei dem die neue Lösung bereits auf Herz und Nieren getestet wurde, freut sich über effizienteres mobiles Auftragsmanagement und die Fahrer freuen sich über einen früheren Feierabend.